GrizzlyDev a été sollicité par un grand compte pour développer une application en ligne de saisie déclarative des temps de présence. Il nous a fallu prendre en compte l’existant, les réglementations en vigueur et travailler particulièrement l’ergonomie du projet afin qu’il soit convivial et évolutif.
Contexte
Les conventions de forfait
La gestion administrative de la paie a été simplifiée par l’entrée en application des conventions de forfait. Celles-ci peuvent être en heures avec décompte hebdomadaire, mensuel ou annuel ou en jours avec annualisation obligatoire. Le temps de travail est décompté forfaitairement ce qui permet de lisser les variations d’activité tout en conservant un salaire stable.
Cependant, les conventions de forfait ne peuvent pas être utilisées pour contourner la législation en vigueur sur le temps de travail. Cela crée une nouvelle obligation pour les employeurs : le suivi de la charge de travail des salariés et donc le décompte du temps de travail réel. Ce décompte doit être enregistré dans un document de contrôle opposable à toute requête de l’inspection du travail pendant trois ans.
Gestion du temps de travail
La gestion du temps de travail des salariés est une nécessité légale dans l’organisation de l’entreprise. Les obligations règlementaires de ces dernières années ont amené de nombreuses organisations à revoir leur outil de décompte du temps de travail. L’enjeu est souvent de passer du classeur Excel avec ses feuilles de calcul à l’ergonomie plus ou moins bien optimisée à des outils collaboratifs intuitifs et connectés.
Il faut surtout que le décompte auto-administré par les salariés puisse être validé et conservé dans de bonnes conditions pendant les délais légaux.
C’est ainsi que GrizzlyDev a été sollicité par le service RH d’Icade, désireux de remplacer l’outil déjà développé en interne.
L’existant
Icade est une filiale créée en 2003 par la Caisse des Dépôts et consignation et spécialisée dans l’immobilier. Il s’agit d’une entité qui emploie plus de 1000 salariés.
Depuis 2013 — et conformément aux accords en vigueur —, le temps de travail est décompté en mode auto-déclaratif sur un système de fichiers Excel que chaque collaborateur remplit, imprime, signe et transmet à son N+1. Il existe différents modèles selon les types de contrat et de forfait auxquels est soumis chaque collaborateur.
le système Excel
Notice explicative du système de gestion de présence par feuilles Excel.
Le service RH devait mettre à disposition un classeur annuel par salarié, avec donc nécessité d’imprimer chaque feuille de présence pour validation par le N+1. Les reports d’heures d’une feuille à l’autre étaient manuels. Aucune interaction avec les informations de la paie (RTT collectifs, etc.) n’était possible. La gestion du temps de présence des collaborateurs était manuelle et sur papier.
Feuille de déclaration du temps de travail par quinzaine à faire signer et à conserver
Il s’agit là d’une procédure lourde et contraignante, doublée d’un problème de stockage et d’archivage des données.
Cahier des charges
Icade souhaite remplacer ce dispositif par un outil qui doit centraliser toutes les saisies dans une base de données pouvant être interrogée par des outils de reporting (requêtes SQL, univers BO, etc.). Cet outil doit importer du logiciel interne de gestion de la paie les jours de congés, RTT, etc. L’interface du nouvel outil doit être intuitive, fluide et accompagner les utilisateurs tout au long de leurs saisies et des processus de validation. Bien évidemment, on parle d’une interface web responsive design, capable de s’adapter à n’importe quel support (tablette, smartphone, PC, etc.)
Notre solution
GPAD (Gestion de présence auto-déclarative) est une application web avec une interface HTML5 développée sous AngularJS selon les directives Google. La base de données MariaDB est hébergée sur un web serveur et est interrogée par des requêtes PHP JSON. Cette architecture ouvre de nombreuses possibilités de traitement ultérieur des données dans le cadre de la gestion RH, comme la production de tableaux de bord ou l’alimentation d’outils de management ou d’alertes à destination du DRH.
Nous avons privilégié la dimension conviviale de l’outil. Chaque utilisateur accède à un tableau de bord qui l’accompagne dans les différentes actions qui lui incombent : saisie de ses temps de présence et d’absence, validation, aide à la connexion, suivi des collaborateurs, etc.
Tableau de bord d’un manager : les déclarations des collaborateurs à valider
Le logiciel a été spécifiquement paramétré en fonction des accords en vigueur dans l’entreprise et ils pourront évoluer au fil des renégociations d’entreprise. Les collaborateurs sont guidés dès leur connexion afin de leur éviter de perdre du temps. En fonction de leur forfait, un rappel de toutes les obligations légales s’affiche sur toutes les feuilles de présence. Les documents finaux ont une valeur contractuelle qui peut être mobilisée, que ce soit lors qu’une demande de l’inspection du travail comme lors de la résolution d’un conflit interne.
Principes ergonomiques
Quand un collaborateur doit remplir sa première déclaration, il est automatiquement accompagné pour le paramétrage de son compte.
En fonction du type du type de forfait qui caractérise son contrat de travail, le collaborateur doit saisir mensuellement ou par quinzaine ses temps de présence.
Exemples de saisie
Saisie par quinzaine.
Grâce à la mise à jour automatique des données à partir du logiciel de paie, les jours de congés collectifs sont renseignés au préalable sur la base des temps de présence négociés dans l’entreprise. Le salarié n’a plus qu’à modifier le champ horaire en cas de variation de son temps de présence.
Saisie mensuelle pour un forfait jour.
Les journées normalement travaillées sont pré-saisies, de même que les congés collectifs. Le collaborateur peut saisir des absences et leur motif par journée ou par demi-journée.
Une fois la saisie validée, la déclaration de présence n’est plus modifiable par le collaborateur et elle apparait directement dans le tableau de bord du N+1 pour validation hiérarchique et archivage.
Le service RH d’Icade s’est déclaré particulièrement satisfait de notre solution qui a été déployée pour l’ensemble des salariés de l’entreprise. Son côté évolutif leur permet d’envisager de nous commander de futures extensions au fur et à mesure de l’identification de nouveaux besoins.